Système téléphonique pour petites entreprises
Découvrez comment choisir le meilleur système téléphonique VoIP pour votre petite entreprise.
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Comment fonctionne un système téléphonique d’entreprise ?
Systèmes téléphoniques pour petites entreprises et PBX
Un système téléphonique d’entreprise fonctionne souvent avec un PBX, un système téléphonique interne qui gère le flux des appels et les redirige automatiquement en fonction de règles préconfigurées. Grâce à un PBX, lorsqu’un appelant contacte votre entreprise, il peut être dirigé vers l’extension souhaitée sans intervention de votre personnel, ce qui améliore considérablement l’efficacité.
L’évolution de l’infrastructure téléphonique des petites entreprises
Les composants du système téléphonique PBX ont évolué avec le temps. À ses débuts, généralement connu sous le nom de PBX analogique ou traditionnel, les petites entreprises n’avaient d’autre choix que d’utiliser des lignes téléphoniques classiques pour communiquer. À cette époque, seules des fonctionnalités téléphoniques très limitées étaient disponibles. Cependant, l’émergence de la technologie VoIP a changé la donne. La possibilité d’utiliser un service téléphonique via Internet a donné naissance à la nouvelle génération de systèmes téléphoniques VoIP qui permettent de passer des appels vocaux via une connexion Internet haut débit.
Vos options : les différents types de systèmes téléphoniques pour petites entreprises
1. Systèmes téléphoniques traditionnels (PBX)
Généralement pris en charge par un opérateur téléphonique local ou régional, les systèmes téléphoniques traditionnels sont basés sur la technologie analogique et utilisent des boîtiers PBX physiques. Ils fonctionnent via le réseau téléphonique commuté (PSTN) et connectent physiquement les téléphones à l’aide de câbles en cuivre.
L’inconvénient majeur de ces systèmes analogiques est leur incapacité à proposer de nombreuses fonctionnalités modernes, comme la messagerie vocale par e-mail ou les appels en haute définition. Ils ne permettent pas non plus des mises à jour faciles ni une interface intuitive comme celles des services VoIP.
Idéal pour les entreprises ayant déjà investi dans un service téléphonique analogique et n’ayant pas besoin de fonctionnalités avancées comme les extensions mobiles, la communication unifiée ou les appels vidéo.
2. Systèmes téléphoniques VoIP sur site (IPBX)
Un système téléphonique VoIP sur site conserve le matériel PBX dans les locaux de l’entreprise. Plutôt que de se connecter via des câbles en cuivre, les téléphones communiquent avec le PBX via le réseau local (LAN) de l’entreprise, souvent en utilisant la même connexion Internet que les ordinateurs.
Les systèmes VoIP sur site offrent des fonctionnalités avancées comme le standard automatique, la gestion des files d’attente d’appels, l’enregistrement des appels et les conférences téléphoniques, avec une grande flexibilité et des coûts réduits.
Idéal pour les entreprises qui souhaitent un système téléphonique sophistiqué à un prix raisonnable, tout en gardant un contrôle total sur leur équipement.
3. PBX Cloud
Si vous cherchez une solution sans maintenance et prête pour l’avenir, les systèmes téléphoniques en nuage sont un excellent choix. Ils fonctionnent via une application web ou un logiciel et nécessitent uniquement une connexion Internet. Contrairement aux systèmes sur site, ils ne nécessitent pas de PBX physique : tout est hébergé dans le cloud.
Avec un PBX hébergé, le prestataire de services gère la maintenance et les mises à jour, vous libérant ainsi des contraintes informatiques.
Idéal pour les entreprises en pleine croissance qui ont un budget limité et ne disposent pas d’un service informatique pour gérer le matériel PBX.
Choses à considérer dans un système VoIP pour une petite entreprise
Lorsque vous envisagez d’investir dans un système VoIP, plusieurs éléments doivent être pris en compte. Voici les principaux critères à évaluer avant de choisir un service VoIP pour votre entreprise :
Fonctionnalités
Le premier et le plus important aspect est d’identifier les fonctionnalités offertes par le système et de les aligner avec les besoins de votre entreprise.
Si des fonctionnalités essentielles telles que les files d’attente d’appels, le serveur vocal interactif (SVI) et la conférence téléphonique sont absentes ou payantes, ce système n’est peut-être pas la meilleure option. En général, une solution VoIP intégrant des communications unifiées permettra d’optimiser votre croissance et de réduire les délais de communication.
Coûts et investissement
Un bon système VoIP pour les petites entreprises doit être financièrement viable tout en répondant aux besoins de l’entreprise. Il est essentiel de prendre en compte les coûts initiaux, le coût total de possession et l’infrastructure existante.
Coûts initiaux :
- Les solutions VoIP hébergées nécessitent généralement un faible investissement initial et fonctionnent sous forme d’abonnement mensuel par utilisateur.
- Un système VoIP sur site implique un coût initial plus élevé mais peu ou pas de frais récurrents.
Coût total de possession :
- Le coût à long terme d’un système hébergé peut être plus ou moins élevé qu’un système sur site, selon la durée d’utilisation.
- Il est recommandé de calculer le coût sur plusieurs années pour comparer les options.
Infrastructure existante :
- Évaluez vos équipements actuels (standard téléphonique, combinés, câblage, etc.) et vérifiez leur compatibilité avec le nouveau système VoIP.
- Une bonne interopérabilité peut réduire les coûts et simplifier le processus d’installation.
Facilité d'utilisation et de gestion
Si vous ne disposez pas d’une équipe informatique dédiée, privilégiez un système facile à configurer et à administrer.
Les meilleures solutions VoIP, qu’elles soient basées sur le cloud ou sur site, offrent un déploiement rapide et une gestion intuitive via une interface web. Un bon système devrait permettre de :
- Ajouter des extensions en quelques clics
- Gérer la configuration sans compétences techniques avancées
Fonctionnalités clés d’un système VoIP facile à utiliser :
- Portail de gestion en ligne
- Provisionnement automatique des téléphones IP
- Application mobile (Softphone)
- Notifications instantanées
Évolutivité et expansion
Votre système téléphonique ne doit pas freiner la croissance de votre entreprise.
Si vous prévoyez une expansion rapide, choisissez une solution qui peut évoluer avec votre entreprise. Les solutions cloud VoIP sont généralement plus flexibles et évolutives que les systèmes sur site.
Si vous optez pour un système sur site, envisagez d’acheter un équipement plus performant pour anticiper vos besoins futurs. Assurez-vous également que votre solution peut s’intégrer facilement à d’autres outils via des mises à jour logicielles.
Redondance et fiabilité
Un bon système VoIP doit garantir la continuité des communications, même en cas de panne ou de conditions météorologiques défavorables.
Assurez-vous que votre solution intègre des options de récupération après sinistre, telles que :
- Basculement automatique (Hot Standby)
- Failover 4G LTE
- Sauvegarde et restauration automatique du système
FAQ : Scénarios courants et solutions
Quels sont les inconvénients d’un système téléphonique traditionnel ?
Les lignes fixes sont fiables mais obsolètes. Elles nécessitent des coûts élevés pour l’ajout de fonctionnalités et deviennent de plus en plus difficiles à entretenir. Un système VoIP offre plus de flexibilité, de fonctionnalités modernes et un meilleur rapport coût-efficacité.
Puis-je utiliser mon téléphone mobile pour les appels professionnels ?
Oui ! Une solution VoIP permet d’utiliser un softphone (application mobile) pour transformer un smartphone en extension de bureau. Vous pouvez ainsi répondre aux appels professionnels où que vous soyez, tout en affichant le numéro de l’entreprise.
Les employés à distance peuvent-ils accéder au système téléphonique ?
Absolument ! Les solutions VoIP basées sur le cloud permettent aux employés de télétravailler facilement, avec un accès total aux fonctionnalités téléphoniques de l’entreprise.
Quelle est la meilleure solution pour une entreprise avec plusieurs sites ?
Les systèmes VoIP hébergés dans le cloud sont plus adaptés aux entreprises multi-sites, car ils permettent une gestion centralisée. Certaines solutions sur site, comme Yeastar Multisite Interconnect, facilitent également la communication entre différentes agences.
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