Qu'est-ce que le Hot Desking VoIP ?
Une solution flexible pour partager des téléphones IP dans les entreprises
Acheter ou louer son standard téléphonique ?
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Dérivé d’une « culture de partage », le Hot Desking fait référence à un concept où les travailleurs de bureau partagent le même bureau pendant différentes périodes. Le partage d’un bureau par plusieurs employés est une tendance dans les lieux de travail depuis des années, et les organisations adoptent principalement cette pratique pour réduire les coûts liés à la location d’espace de bureau.
Qu'est-ce que le Hot Desking dans un système téléphonique VoIP ?
En termes de cas d’utilisation, le Hot Desking permet aux travailleurs d’un bureau de partager les mêmes appareils téléphoniques IP tout en utilisant leurs propres numéros d’extension. À partir d’un système PBX compatible avec le Hot Desking, les utilisateurs peuvent configurer un téléphone de Hot Desking. Du côté du téléphone IP, les utilisateurs peuvent se connecter et utiliser le téléphone à leur compte, tout en ayant facilement accès à leurs messages vocaux, contacts et autres paramètres de leur propre extension.
C’est semblable au partage d’un bureau, mais les avantages de cette fonctionnalité de téléphonie vont au-delà du simple partage d’un téléphone IP, elle offre un nouveau niveau d’économies et de flexibilité pour les entreprises.
Pourquoi les entreprises ont-elles besoin du Hot Desking ? 2 avantages majeurs
1. Économiser sur l'achat de matériel supplémentaire
De nombreuses entreprises s’agrandissent, ce qui amène à créer un centre d’appels pour améliorer l’expérience client en offrant du support ou en traitant leurs demandes. Le travail en équipe est une pratique courante dans un centre d’appels. Avec un système téléphonique PBX qui dispose d’une fonctionnalité de Hot Desking, les entreprises n’ont plus besoin d’un téléphone IP dédié pour chaque employé.
Les employés partageant le même bureau et le même téléphone peuvent simplement s’asseoir et se connecter avec leur propre extension lorsque leur rotation de poste commence. De cette manière, non seulement l’utilisation de chaque appareil téléphonique est maximisée, mais les investissements dans des périphériques téléphoniques peuvent également être évités.
2. Se concentrer davantage sur le travail en offrant plus de flexibilité
Le partage de bureaux est une tendance qui existe depuis des années dans de nombreuses entreprises ; cela améliore l’agilité et augmente la collaboration sur le lieu de travail. Les travailleurs partageant un bureau ont également besoin d’un système téléphonique compatible avec le Hot Desking.
Avec un téléphone de bureau sur chaque bureau, les employés peuvent choisir n’importe quel siège disponible, utiliser le téléphone en se connectant à leur propre numéro d’extension et accéder à leurs propres profils, contacts, messages vocaux et autres fonctionnalités. Cela leur donne le sentiment d’être habilités à travailler à un autre bureau, de décrocher et de passer des appels comme ils en ont l’habitude.
Certaines entreprises peuvent déployer des téléphones IP dans les salles de réunion à travers le bâtiment, permettant aux employés de passer des appels en conférence avec leurs clients dans n’importe quelle salle de réunion de leur choix. Ils peuvent entrer dans la salle, se connecter simplement à leur propre extension et être prêts pour les appels. De plus, passer des appels toujours avec votre propre numéro d’extension améliore votre image professionnelle auprès de vos clients.
Hot Desking sur le système PBX de Yeastar
En plus des avantages mentionnés ci-dessus, la fonctionnalité de Hot Desking du système PBX de Yeastar permet :
- De se connecter et de se déconnecter facilement et rapidement du téléphone IP sans redémarrer le téléphone de bureau.
- De configurer les paramètres des touches de ligne du téléphone IP, permettant aux utilisateurs de simplement appuyer sur une touche de ligne, d’entrer les numéros d’extension pour se connecter et se déconnecter d’une simple pression.
- De passer et de recevoir des appels en fonction de l’identification de l’appelant, de la stratégie de routage, etc. de votre extension.
- De se déconnecter automatiquement de votre extension depuis le téléphone partagé en fonction de votre emploi du temps.
- La déconnexion des files d’attente associées peut être synchronisée lorsqu’un agent se déconnecte.
- Les administrateurs peuvent gérer les téléphones de Hot Desking en surveillant l’état du téléphone ou même en forçant la déconnexion d’un utilisateur d’un téléphone.
- Les voyageurs d’affaires, les travailleurs à distance ou les employés avec des horaires flexibles peuvent utiliser des téléphones de bureau partagés tout en étant assis à leurs bureaux.
Modèles de PBX pris en charge : P550, P560, P570, P-Series Cloud Edition, P-Series Software Edition, S50, S100, S300, Yeastar Cloud PBX, et K2 IP-PBX.
Comment configurer le Hot Desking sur le système PBX de Yeastar ?
La configuration est très facile ! Il vous suffit de suivre 3 étapes principales :
Étape 1 : Configurer un téléphone de Hot Desking
Étape 2 : Activer le Hot Desking pour un utilisateur d’extension
Étape 3 : Tester la fonctionnalité
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