PBX sur site vs PBX Cloud : Guide de choix pour les entreprises
Découvrez les avantages et inconvénients des PBX sur site et cloud pour entreprises
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Avec l’arrêt de l’ISDN et du PSTN, la migration vers un système téléphonique d’entreprise basé sur IP est devenue une tendance inévitable. Les entreprises sont alors confrontées au choix entre un déploiement sur site ou basé sur le cloud. Eh bien, le débat fait rage depuis des années. Malgré tout le battage médiatique, il n’y a pas d’option ultimement meilleure entre les deux. Il existe des différences fondamentales ainsi que des avantages et des inconvénients pour chaque option, et des considérations différentes pour chaque entreprise.
Pour vous aider à prendre une décision éclairée, nous examinerons 5 questions clés que vous devriez vous poser lors du choix entre un système PBX sur site et basé sur le cloud. Avant de commencer, jetons un coup d’œil rapide à ces deux déploiements.
Qu'est-ce qu'un PBX sur site ?
Avec une solution vocale sur site, le matériel est installé et fonctionne sur place dans votre bureau ou centre de données. Vous achetez et possédez le matériel du système téléphonique, les équipements de mise en réseau, les serveurs, etc…, et votre équipe informatique s’occupe de toutes les mises à jour et de la maintenance du système. Les appels sont acheminés via des lignes téléphoniques traditionnelles (ISDN, PSTN, GSM) ainsi que des interconnexions SIP.
Avantages du PBX sur site pour les entreprises
Il y a plusieurs raisons convaincantes d’adopter une solution PBX sur site. Si vous évaluez les avantages d’un PBX conservé et maintenu sur votre site plutôt que hébergé par vos fournisseurs, voici les arguments en faveur de cette option.
- Le PBX sur site a un coût inférieur à long terme,
- Possibilité de réduire les coûts via l’interconnexion SIP,
- Posséder votre propre réseau et vos systèmes de serveur et les conserver sur site donne plus de contrôle,
- Le PBX garantit que les appels téléphoniques seront disponibles même si Internet est en panne,
- Plus de possibilités pour déterminer le niveau de sécurité qui répondra à vos besoins.
Votre équipe de sécurité informatique pourrait préférer un PBX sur site afin de pouvoir appliquer ses propres solutions.
Qu'est-ce qu'un PBX basé sur le cloud ?
Un système PBX basé sur le cloud est entièrement fourni via Internet et géré entièrement à distance par un fournisseur de services. Le seul équipement que vous devez acheter, ce sont les téléphones de bureau. Vous avez un certain contrôle sur le système tandis que le fournisseur de services hébergés fournit les services vocaux et effectue toutes les mises à jour et la maintenance. La plupart des solutions vocales hébergées sont facturées selon un modèle d’abonnement avec des forfaits de minutes ou par minute.
Avantages du PBX cloud pour les entreprises
Voici que vous offre un PBX basé sur le cloud :
- Un système téléphonique basé sur le cloud prend très peu de temps à configurer,
- Vous pouvez ajouter de nouvelles lignes et les rendre disponibles presque immédiatement,
- Une grande flexibilité en termes d’appareils, les utilisateurs peuvent se connecter via des ordinateurs de bureau, des smartphones ou des téléphones VoIP,
- Moins de ressources matérielles à gérer sur place,
- Coût exceptionnellement inférieur,
- Solution riche en fonctionnalités,
- L’une des solutions les plus évolutives.
Qu'est-ce qu'un PBX hébergé ?
Les systèmes PBX hébergés sont administrés et fournis par un tiers. Dans ce cas, les systèmes sont gérés sur des serveurs physiques situés à un emplacement externe. Le support, la gestion et la maintenance de l’infrastructure de ces systèmes relèvent de la responsabilité du fournisseur de services. Cette solution peut être appelée PBX virtuel. Les entreprises qui choisissent cette option réduisent les coûts de maintenance et peuvent compter sur leur fournisseur pour assurer la majeure partie de l’entretien. Avec un système téléphonique PBX hébergé, les entreprises peuvent toujours profiter des avantages des fonctionnalités VoIP, telles que l’IVR, les conférences téléphoniques et la messagerie vocale.
Avantages du PBX hébergé pour les entreprises
Voici que vous offre un PBX hébergé :
- C’est une solution évolutive qui permet une croissance facile après la configuration,
- C’est facile à utiliser car le fournisseur gère toute la maintenance et le support,
- Il y a une économie de coûts initiale car la configuration est gérée de manière externe,
- Vous réalisez des économies continues car votre entreprise n’a pas à embaucher de personnel interne pour la gestion des serveurs ou du réseau,
- Même les petites organisations peuvent utiliser des fonctionnalités de téléphonie avancées comme leurs plus grands concurrents,
- Pas besoin de maintenir la sécurité pour des équipements supplémentaires stockés sur site.
Comment choisir entre PBX sur site et PBX cloud ?
Pour décider entre le maintien de vos communications téléphoniques sur site ou de compter sur un fournisseur d’hébergement, vous devez évaluer vos besoins commerciaux et faire des prévisions concernant votre croissance. Quelle est la taille actuelle de votre effectif ? Votre service informatique possède-t-il les compétences nécessaires pour gérer un système de communication interne ? Seriez-vous mieux loti en externalisant le support et la maintenance ? Qu’en est-il de l’intégration avec les systèmes existants ou les communications unifiées ? Une analyse de l’état actuel vous aidera à déterminer si un PBX sur site est le meilleur choix pour votre organisation, ou si une solution hébergée est la voie à suivre.
Voici quelques facteurs à prendre en compte pour vous aider à déterminer quel type de PBX conviendrait le mieux à votre entreprise.
Budget et modèle de tarification : Quel impact ?
L’une des grandes différences entre les PBX sur site et les PBX basés sur le cloud est le coût initial.
Le PBX basé sur le cloud relève généralement d’un modèle d’exploitation (OpEx) avec des frais mensuels ou annuels plus abordables, un coût initial d’équipement et de configuration plus faible, ce qui signifie moins d’argent à investir au départ. Il n’y a pas de frais de maintenance impliqués. Les fournisseurs de télécommunications ont tendance à proposer plusieurs plans d’abonnement avec différentes licences, fonctionnalités et forfaits de minutes.
En ce qui concerne l’option sur site, vous devez payer intégralement à l’avance pour le matériel et les cartes d’interface afin de garantir la propriété complète du système. Cependant, cela vous protège également du risque d’augmentation des frais et signifie un coût mensuel inférieur une fois les dépenses couvertes.
Contrôle du système téléphonique : Sur site ou cloud ?
Lorsque vous hébergez le système PBX sur site, vous avez un contrôle total sur les communications d’entreprise. Cela peut être mieux adapté aux entreprises ayant des besoins de communication complexes et dynamiques, car elles peuvent le modifier selon leurs besoins. De plus, si le service Internet tombe en panne, elles peuvent toujours compter sur les lignes téléphoniques traditionnelles pour assurer un service minimal.
Si vous optez pour une solution basée sur le cloud, la responsabilité de l’exécution du PBX incombe à un tiers, ce qui peut être un énorme avantage pour les petites entreprises disposant de moins de ressources. Le risque potentiel est que le fournisseur de services ne parvienne pas à fournir la qualité de service promise.
Évolutivité et flexibilité : PBX sur site vs PBX cloud
En termes d’extension du système, les systèmes téléphoniques basés sur le cloud sont généralement plus évolutifs que ceux sur site. Le PBX basé sur le cloud offre une solution plus flexible pour les entreprises dont le personnel augmente ou diminue au cours de la durée de vie du système. L’ajout et la suppression d’extensions téléphoniques peuvent être effectués immédiatement et les entreprises ne paient que ce dont elles ont besoin.
Si votre entreprise est saisonnière et que ses besoins en communication fluctuent ou si elle connaît une croissance rapide, un modèle hébergé peut être plus adapté. Si votre entreprise est relativement stable et ne prévoit pas de changements importants dans le nombre d’employés à l’avenir prévisible, il est tout à fait acceptable d’opter pour le déploiement sur site.
Gestion des bureaux distants et du télétravail
Un système PBX basé sur le cloud est capable d’unifier le siège social avec les bureaux distants et quelques télétravailleurs en regroupant les extensions téléphoniques de chaque employé sous un seul système.
En ce qui concerne le PBX sur site, il est certainement capable de gérer les utilisateurs à distance et les multiples bureaux, mais par rapport à la solution basée sur le cloud, cela peut être un peu plus complexe et coûteux.
Alors que les communications unifiées deviennent la nouvelle norme, de nombreuses solutions sur site et basées sur le cloud peuvent toutes deux fournir des softphones mobiles et de bureau, ainsi que des applications de collaboration pour améliorer la productivité des employés, quelle que soit leur localisation.
Tolérance aux pannes et maintenance : Ce qu'il faut savoir
Lorsque vous avez votre propre système PBX sur site, vous êtes responsable de la maintenance et de la mise à niveau de l’équipement. Cela signifie que votre équipe informatique doit être capable de gérer les problèmes qui se posent et de garantir une disponibilité maximale. Cela nécessite également une sauvegarde appropriée et une planification de la reprise après sinistre pour minimiser les temps d’arrêt en cas de défaillance matérielle ou de catastrophe.
D’autre part, avec un système PBX basé sur le cloud, le fournisseur de services est responsable de la maintenance de l’équipement, des mises à jour logicielles, des correctifs de sécurité, etc. Ils sont également en mesure de fournir une redondance du réseau et des mesures de sécurité améliorées. Cela soulage votre équipe informatique de la charge de la maintenance continue.
En conclusion, choisir entre un système PBX sur site et basé sur le cloud dépend des besoins et des priorités spécifiques de votre entreprise. Examinez attentivement les avantages et les inconvénients de chaque option, évaluez votre budget, vos besoins d’évolutivité, votre niveau de contrôle souhaité, vos exigences de sécurité et de continuité des activités, ainsi que votre capacité à gérer et à entretenir l’équipement.
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