Intégration Outlook : Cliquez pour composer avec la Série S
Découvrez comment l’intégration d’Outlook avec la Série S de Yeastar simplifie vos communications professionnelles
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Pourquoi intégrer Outlook avec la Série S de Yeastar ?
L’intégration d’Outlook avec la Série S de Yeastar représente une véritable avancée pour les entreprises cherchant à optimiser leurs flux de communication. En reliant ces deux plateformes, les utilisateurs bénéficient d’une solution unifiée, simplifiant ainsi la gestion des appels et des contacts. Que vous soyez dans un environnement professionnel dynamique ou que vous gériez une équipe à distance, cette intégration vous permet de gagner en efficacité et en réactivité.
Optimisation des flux de communication avec Yeastar et Outlook
L’intégration entre Yeastar Série S et Microsoft Outlook transforme la manière dont les communications sont gérées au quotidien. Plutôt que de jongler entre différentes interfaces pour les appels téléphoniques et la gestion des contacts, tout se fait directement depuis Outlook. Cela permet non seulement d’économiser du temps, mais également d’améliorer la productivité grâce à une meilleure organisation des tâches.
Voici quelques avantages concrets de cette optimisation :
Accès direct aux contacts Outlook pour la numérotation : Avec l’intégration, tous vos contacts Outlook sont instantanément disponibles pour la numérotation. Vous n’avez plus besoin de chercher manuellement un numéro ou de basculer entre des systèmes différents pour passer un appel. Un simple clic sur un contact dans Outlook permet de composer le numéro via le système Yeastar.
Réduction des interruptions et des erreurs : En centralisant les flux de communication, vous réduisez le risque d’erreurs comme la mauvaise saisie de numéros ou la perte de temps liée à la recherche d’informations de contact dans des bases de données distinctes. Les utilisateurs peuvent ainsi se concentrer sur leurs tâches principales, sans interruptions inutiles.
Numérotation rapide pour les équipes commerciales ou de support : Pour les équipes qui traitent un volume élevé d’appels, comme les commerciaux ou les équipes de support, la numérotation rapide directement depuis Outlook améliore considérablement l’efficacité. Plus besoin de composer manuellement chaque numéro, ce qui permet de réduire le temps passé sur chaque appel et d’augmenter le nombre d’interactions réussies.
Simplicité d’utilisation : L’intégration est conçue pour être intuitive, ce qui signifie que même les utilisateurs peu familiers avec la technologie peuvent l’utiliser sans difficulté. Cela réduit le besoin de formation et permet une adoption rapide au sein de l’entreprise, tout en maximisant l’utilisation de la téléphonie IP de Yeastar.
Étapes pour configurer l'intégration Yeastar Série S avec Microsoft Outlook
Prérequis pour l'intégration de la Série S avec Outlook
Avant de démarrer le processus d’intégration, vous devez vérifier que votre infrastructure est prête et que vous disposez des éléments nécessaires pour assurer une connexion fluide entre la Série S de Yeastar et Outlook. Voici les principales exigences :
Un IPBX Yeastar de la Série S correctement configuré
Votre système de téléphonie Yeastar doit être entièrement fonctionnel. Assurez-vous que l’IPBX est en place et que les extensions téléphoniques sont configurées et opérationnelles. Il est également recommandé que votre firmware Yeastar soit à jour pour éviter tout problème de compatibilité lors de l’intégration.
Microsoft Outlook installé et configuré
Vous devez avoir Microsoft Outlook installé sur votre poste de travail. La version d’Outlook doit être compatible avec les outils d’intégration, tels que TAPI ou OutCall, que vous utiliserez pour établir la connexion avec Yeastar. Il est conseillé d’utiliser une version à jour pour garantir une meilleure stabilité et performance.
xtelsio TAPI ou OutCall
Deux applications peuvent être utilisées pour intégrer Outlook avec la Série S : xtelsio TAPI ou OutCall. Vous devrez télécharger et installer l’une de ces solutions sur votre ordinateur. Ces logiciels agissent comme une passerelle entre Outlook et l’IPBX Yeastar, permettant de composer des numéros et de gérer les appels depuis votre interface Outlook.
- xtelsio TAPI est particulièrement adapté si vous recherchez une intégration directe pour la numérotation via TAPI.
- OutCall est une autre option, utile si vous préférez une interface simplifiée avec des notifications d’appels entrants et une gestion des contacts intégrée.
Activation de l’interface AMI (Asterisk Manager Interface) sur Yeastar
Pour que l’intégration fonctionne, l’interface AMI de votre IPBX Yeastar doit être activée. Cette interface permet à des applications externes, comme TAPI ou OutCall, de communiquer avec votre système téléphonique. Vous devrez configurer un nom d’utilisateur et un mot de passe AMI pour sécuriser cette connexion.
Autorisation des adresses IP
Lorsque vous configurez l’interface AMI sur Yeastar, vous devrez spécifier les adresses IP autorisées à accéder à cette interface. Assurez-vous que l’adresse IP du poste de travail exécutant Outlook figure dans la liste des adresses autorisées, afin d’éviter tout problème de connexion.
Activation de l'interface AMI sur le PBX Yeastar
1. Accéder à l’interface utilisateur du PBX Yeastar
- Commencez par vous connecter à l’interface web de gestion de votre PBX Yeastar. Cela se fait généralement en entrant l’adresse IP de votre système dans un navigateur web.
- Une fois connecté avec vos identifiants administratifs, vous aurez accès aux paramètres de configuration de votre PBX.
2. Naviguer vers les paramètres AMI
- Une fois dans l’interface web, accédez au menu Paramètres > Système > Sécurité > Service. C’est dans cette section que vous trouverez l’option pour gérer et activer l’interface AMI.
- L’interface AMI est désactivée par défaut pour des raisons de sécurité, vous devez donc activer ce service pour permettre la communication entre votre IPBX et Outlook via les applications d’intégration.
3. Activer l’interface AMI
- Dans la section Service, recherchez Asterisk Manager Interface (AMI). Activez cette option en cochant la case correspondante.
- Une fois activée, vous devrez définir un nom d’utilisateur et un mot de passe dédiés à cette interface. Ces informations seront utilisées par les logiciels comme xtelsio TAPI ou OutCall pour se connecter à votre PBX et interagir avec vos appels.
4. Configurer les adresses IP autorisées
- Pour des raisons de sécurité, vous devez spécifier les adresses IP qui seront autorisées à se connecter via l’AMI. Cela permet de limiter l’accès à des postes spécifiques et de protéger votre système contre des accès non autorisés.
- Ajoutez l’adresse IP de l’ordinateur sur lequel Microsoft Outlook et le logiciel d’intégration (xtelsio TAPI ou OutCall) sont installés. Vous pouvez également ajouter plusieurs adresses IP si plusieurs postes ont besoin d’accéder à l’interface AMI.
Installation et configuration de xtelsio TAPI pour les appels depuis Outlook
Étape 1 : Télécharger et installer xtelsio TAPI
- Télécharger xtelsio TAPI
- Rendez-vous sur le site officiel de xtelsio et téléchargez le fichier d’installation du xtelsio TAPI for Asterisk. Il s’agit d’une application qui permet d’établir un lien entre votre IPBX Yeastar Série S et Microsoft Outlook via le protocole TAPI.
- Installation du logiciel
- Une fois le fichier téléchargé, lancez l’installation en suivant les instructions à l’écran. Assurez-vous que le logiciel est bien installé sur le poste de travail où Microsoft Outlook est déjà configuré.
Étape 2 : Configurer la connexion avec l’IPBX Yeastar
- Lancer xtelsio TAPI
- Après l’installation, ouvrez l’application xtelsio TAPI pour commencer la configuration. La première étape consiste à établir la connexion entre le logiciel et votre IPBX Yeastar.
- Entrer les informations de connexion de l’IPBX Yeastar
- Dans l’interface de configuration de xtelsio, vous devrez saisir plusieurs informations pour connecter le logiciel à votre système téléphonique :
- Adresse IP de l’IPBX : Entrez l’adresse IP locale ou distante de votre IPBX Yeastar Série S.
- Nom d’utilisateur AMI : Utilisez le nom d’utilisateur que vous avez défini lors de l’activation de l’interface AMI sur le PBX Yeastar.
- Mot de passe AMI : Entrez le mot de passe associé à cet utilisateur.
- Dans l’interface de configuration de xtelsio, vous devrez saisir plusieurs informations pour connecter le logiciel à votre système téléphonique :
- Vérifier l’état de la connexion
- Une fois ces informations saisies, xtelsio TAPI va tenter d’établir une connexion avec l’IPBX. Si tout est correctement configuré, l’état de la connexion doit indiquer “Connecté” ou “Connexion réussie”. Si vous rencontrez des erreurs, vérifiez l’exactitude de l’adresse IP et des informations d’identification AMI.
Étape 3 : Configurer la ligne TAPI
- Sélectionner une extension TAPI
- Vous devrez maintenant associer l’extension Yeastar que vous utilisez avec TAPI. Dans la configuration de xtelsio, sélectionnez l’extension à partir de laquelle vous souhaitez passer des appels.
- Entrez les détails de cette extension, notamment le numéro d’extension et les informations d’accès si nécessaire.
- Test de numérotation
- Avant de finaliser, effectuez un test en passant un appel depuis votre interface xtelsio. Cela vous permettra de vérifier que la connexion est bien établie et que les appels passent correctement via votre IPBX Yeastar.
Étape 4 : Intégrer xtelsio TAPI à Outlook
- Configurer Outlook pour utiliser TAPI
- Une fois xtelsio TAPI connecté à votre IPBX, ouvrez Microsoft Outlook. Vous devrez configurer Outlook pour utiliser la ligne TAPI pour la gestion des appels.
- Dans Outlook, allez dans les Options de numérotation, puis sélectionnez la ligne TAPI que vous avez configurée dans xtelsio TAPI. Cela permettra à Outlook d’utiliser cette ligne pour passer les appels.
- Passer des appels depuis Outlook
- Après avoir configuré la ligne TAPI, vous pouvez maintenant commencer à passer des appels directement depuis Outlook. Il vous suffit de sélectionner un contact dans votre répertoire et de cliquer sur l’option Appeler. Le système composera automatiquement le numéro via l’extension Yeastar liée.
Configuration d'OutCall pour la numérotation rapide via Outlook
Étape 1 : Installation de l’application OutCall
Étape 2 : Configuration de la connexion avec l’IPBX Yeastar
- Accéder aux paramètres d’OutCall
- Après avoir installé OutCall, ouvrez l’application et allez dans le menu Paramètres. Vous devrez configurer la connexion entre OutCall et votre IPBX Yeastar pour permettre la numérotation rapide.
- Entrer les informations de l’IPBX Yeastar
- Dans la section des paramètres, saisissez l’adresse IP de votre IPBX..
- Utilisez le nom d’utilisateur AMI et le mot de passe AMI que vous avez définis lors de l’activation de l’interface AMI sur Yeastar. Ces informations permettent à OutCall de se connecter et d’interagir avec votre système téléphonique pour gérer les appels.
- Vérification de la connexion
- Une fois les informations saisies, testez la connexion pour vous assurer qu’OutCall peut se connecter à votre IPBX. Si la connexion est réussie, vous êtes prêt à configurer la gestion des appels via Outlook.
Étape 3 : Configuration du numéro d’extension dans OutCall
- Saisir le numéro d’extension
- Dans les paramètres d’OutCall, vous devrez également configurer l’extension de votre IPBX Yeastar que vous souhaitez utiliser pour passer les appels.
- Saisissez votre numéro d’extension et les autres informations nécessaires, comme le mot de passe d’extension, si requis.
- Test de la numérotation
- Effectuez un test en appelant un contact depuis OutCall pour vérifier que l’extension est bien configurée et que les appels passent correctement.
Étape 4 : Synchronisation des contacts Outlook avec OutCall
- Synchroniser les contacts Outlook
- Une des fonctionnalités clés d’OutCall est la synchronisation des contacts Outlook. Allez dans le menu de l’application et sélectionnez Synchroniser les contacts.
- Choisissez l’option Depuis Outlook pour permettre à OutCall de récupérer automatiquement tous vos contacts stockés dans Outlook.
- Automatisation des futures synchronisations
- Pour garantir que vos contacts Outlook sont toujours à jour, vous pouvez configurer une synchronisation automatique.
Étape 5 : Numérotation rapide depuis Outlook avec OutCall
- Passer des appels depuis Outlook
- Après avoir synchronisé vos contacts, vous pouvez commencer à passer des appels directement depuis Outlook. Il suffit de sélectionner un contact et de cliquer sur l’option Appeler. OutCall va intercepter l’appel, votre extension Yeastar va sonner et, une fois que vous décrochez, l’appel sera automatiquement dirigé vers le numéro de destination.
- Notifications d’appels entrants
- OutCall propose également une fonctionnalité de notification d’appels entrants. Lorsque vous recevez un appel, une fenêtre contextuelle apparaîtra sur votre écran, affichant le nom du contact (s’il est enregistré dans Outlook) et vous permettant de gérer l’appel efficacement.
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