Comment utiliser l'enregistrement d'appels ?
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Vous pouvez enregistrer et écouter facilement tous les appels entrants et sortants via des interfaces intuitives. Mieux encore, l’enregistrement des appels est gratuit sur les séries P et S.
La gestion et la surveillance des enregistrements d’appels offrent plusieurs avantages à votre entreprise, notamment :
- Opportunités de formation
- Résolution des litiges
- Révision des notes de réunion, confirmation des détails de commande
- Conformité aux réglementations
- Satisfaction client
Pourquoi utiliser l’enregistrement d'appels ?
Outil de formation
Si votre entreprise dispose d’une équipe de vente, vous savez que la formation des nouveaux membres de l’équipe peut être difficile et chronophage. La possibilité d’écouter les appels de vente avec les nouveaux embauchés facilite le processus de formation. Cela permet de transformer chaque conversation avec un client en un moment d’apprentissage et d’améliorer le service client.
Vous pouvez également conserver les enregistrements d’appels pour fournir des exemples concrets de ce qu’il faut faire et ne pas faire. Par exemple, si vous avez une question difficile que les clients posent régulièrement par téléphone, gardez les enregistrements d’appels qui montrent comment d’autres vendeurs ont géré cette situation.
La surveillance en direct des appels vous permet de coacher sur place et de guider l’appel afin de ne manquer aucune opportunité.
Résolution des litiges
Votre meilleure protection en cas de litige avec un client est une preuve concrète.
Avec un enregistrement d’appel, vous n’avez pas à spéculer. Une analyse de la conversation en question peut prouver ce qui s’est réellement passé et vous faire gagner du temps en évitant des rapports contradictoires du type “il a dit, elle a dit”.
Vous économiserez également de l’argent en essayant de rectifier une situation si vous pouvez prouver que votre entreprise n’a pas fait de promesses excessives et n’a pas tenu ses engagements. La possibilité d’enregistrer les appels peut réduire la fraude, ou du moins prouver que quelqu’un essaie de profiter de votre entreprise.
Révision et confirmation
Vous savez ce qui se passe lors d’une conférence téléphonique. Les gens se coupent parfois la parole pendant que vous prenez frénétiquement des notes pour essayer de documenter ce qui a été convenu. Ensuite, vous consultez vos collègues après l’appel pour confirmer les détails et même alors, cela ne correspond pas tout à fait à votre souvenir.
Avec l’enregistrement d’appel, vous pouvez simplement le réécouter quand vous le souhaitez. Mettez la lecture en pause pour prendre des notes et revenez en arrière pour réécouter quelque chose. Ainsi, vous n’avez pas à perdre de temps et d’énergie à deviner ce que quelqu’un a dit.
Il en va de même pour les appels de vente. Vous pouvez éviter de passer une commande erronée en écoutant votre appel avec le client pour confirmer les détails de la commande avant l’expédition.
Conformité réglementaire
Selon le secteur dans lequel vous travaillez, les organismes gouvernementaux peuvent exiger l’enregistrement des appels téléphoniques pour se conformer à leurs réglementations.
Vérifiez les lois locales, étatiques ou fédérales pour voir si l’enregistrement des appels est obligatoire pour votre entreprise
Satisfaction du client
L’enregistrement et la surveillance des appels vous permettent de vous assurer que les valeurs fondamentales de votre entreprise, le code de conduite et les objectifs sont respectés par tous les collaborateurs de votre organisation.
Informer les clients que les appels sont enregistrés à des fins de qualité leur donnera la tranquillité d’esprit qu’ils sont pris en charge et qu’ils auront des recours si le service ne correspond pas à leurs attentes.
L’enregistrement des appels peut aider votre entreprise à devenir plus efficace, à mieux servir vos clients, à réduire les responsabilités en contrant la fraude et les litiges, et à augmenter les taux de conversion lors des appels de vente.
Avec l’enregistrement et la surveillance des appels, votre entreprise aura accès à des informations inestimables pour identifier les problèmes et vous fournir un excellent moyen de former correctement vos employés afin qu’ils donnent le meilleur d’eux-mêmes et satisfont les clients.
Fonctionnalité avancée d'enregistrement d'appels sur le système téléphonique Yeastar
Enregistrement automatique en un clic
Le système téléphonique Yeastar vous permet d’enregistrer facilement les appels entrants et sortants automatiquement, sans avoir à utiliser d’applications d’enregistrement tierces. Vous pouvez activer l’enregistrement des appels pour les appels internes, externes et les conférences, soit de manière systématique, soit en fonction de certains critères de filtrage tels que des extensions ou lignes téléphoniques spécifiques. Un message vocal peut être configuré pour notifier le début ou la fin de l’enregistrement.
L’enregistrement à un clic est également pris en charge pour un enregistrement instantané facile. Il vous suffit de composer le code de fonctionnalité prédéfini ou de cliquer sur l’icône « Enregistrer » sur l’application Linkus Desktop/Mobile (application de communication unifiée gratuite conçue pour fonctionner avec le système téléphonique Yeastar), et vous pouvez commencer à enregistrer pendant un appel.
Gestion facile des fichiers d'enregistrement
La lecture et la gestion des fichiers d’enregistrement sont également faciles avec le système téléphonique Yeastar. Sur l’interface web de l’IPBX, vous pouvez rechercher les enregistrements par heure, numéro de l’appelant, numéro du destinataire ou ID d’appel, ce qui facilite le téléchargement, la suppression ou l’écoute de certains enregistrements. De plus, le système nettoie automatiquement les fichiers d’enregistrement les plus anciens lorsque l’appareil de stockage atteint 80 % de sa capacité de stockage maximale par défaut.
Pour les utilisateurs d’extensions individuelles, les applications Linkus pour bureau et mobile offrent également une interface intuitive permettant aux utilisateurs d’écouter leurs enregistrements à tout moment et en tout lieu.
Surveillance de l'état d'enregistrement des appels sur les téléphones IP
Pour les utilisateurs souhaitant savoir si l’état de l’enregistrement des appels a bien été activé, vous pouvez configurer une touche BLF pour chaque utilisateur via la configuration automatique.
La touche BLF affiche l’état en temps réel de l’enregistrement des appels.
- Rouge : L’extension surveillée enregistre un appel actif.
- Vert : L’extension surveillée n’est pas en appel ou l’enregistrement de l’appel est en pause.
- Éteint : La touche BLF ne surveille pas l’état de l’enregistrement. Vérifiez vos configurations.
Guide de Configuration Étape par Étape : Pour des informations détaillées sur la configuration des fonctionnalités d’enregistrement des appels, veuillez vous référer à notre guide de configuration.
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