Le message que vous enregistrez sur votre répondeur dépendra de l'usage que vous en faites et de l'image professionnelle que vous souhaitez projeter. Voici quelques suggestions pour des messages de répondeur en fonction de différentes situations : 1. Message professionnel standard : "Bonjour, vous avez atteint [Votre nom]. Je suis actuellement indisponible ou en réunion. Veuillez laisser un message après le bip sonore, et je vous rappellerai dès que possible. Merci." 2. Message professionnel avec heures de bureau : "Bonjour, vous avez atteint [Votre nom] de [Nom de l'entreprise]. Nos heures de bureau sont [Heures de bureau]. En dehors de ces heures, nous ne sommes pas disponibles pour répondre aux appels. Veuillez laisser un message, et nous vous contacterons dès que possible pendant nos heures de bureau. Merci." 3. Message pour une entreprise : "Vous avez contacté [Nom de l'entreprise]. Nous vous remercions de votre appel. Tous nos agents sont actuellement occupés à aider d'autres clients. Votre appel est important pour nous. Veuillez patienter, et un agent sera bientôt à votre disposition. Vous pouvez également visiter notre site web à [Site web de l'entreprise] pour obtenir des informations ou nous envoyer un e-mail à [Adresse e-mail]."

Les PBX offrent plusieurs options pour gérer les messages vocaux et les appels entrants. Voici quelques types de répondeurs que l'on peut retrouver sur un PBX : 1. Répondeur vocal standard : Il enregistre les messages vocaux des appelants lorsque les destinataires sont occupés ou ne peuvent pas répondre. 2. Messagerie vocale unifiée : La messagerie vocale unifiée combine les messages vocaux, les e-mails et parfois les fax dans une seule boîte de réception. Les utilisateurs peuvent accéder à tous leurs messages depuis leur téléphone, leur ordinateur ou leur application mobile. 3. Répondeur vocal interactif (IVR - Interactive Voice Response) : Les PBX professionnels utilisent souvent des répondeurs vocaux interactifs pour gérer les appels entrants. Ils permettent aux appelants d'interagir avec un menu vocal pour accéder à différentes options, comme le service client, les heures d'ouverture, le service technique, etc.

1. Commencez par une salutation professionnelle : Le message doit commencer par une salutation appropriée, telle que "Bonjour," "Bonjour, bienvenue chez [Nom de l'entreprise]," ou "Merci de nous avoir contactés." 2. Identifiez-vous et l'entreprise : Indiquez clairement votre nom et le nom de votre entreprise. Par exemple, "Je suis [Votre nom] de [Nom de l'entreprise]." 3. Mentionnez votre disponibilité : Informez les appelants de votre disponibilité actuelle. Par exemple, "Je suis actuellement disponible pour vous aider," ou "Je suis actuellement en réunion." 4. Donnez des instructions claires : Si nécessaire, fournissez des instructions spécifiques aux appelants. Par exemple, "Pour le service client, appuyez sur la touche 1. Pour le service technique, appuyez sur la touche 2." 5. Offrez une option de transfert : Si vous disposez d'une option de transfert vers un autre service ou une autre personne, indiquez-la. Par exemple, "Si vous souhaitez être transféré vers un représentant, appuyez sur la touche 3." 6. Invitez à laisser un message : Invitez les appelants à laisser un message s'ils le souhaitent. Par exemple, "Si vous préférez laisser un message, appuyez sur la touche étoile (*) après le bip sonore." 7. Terminez par une note de remerciement : Concluez votre message en remerciant les appelants pour leur appel. Par exemple, "Merci de nous avoir contactés. Nous vous répondrons dès que possible." 8. Parlez clairement et à un rythme modéré : Assurez-vous de parler clairement et à un rythme modéré pour que les appelants puissent comprendre toutes les informations.

1. Enregistrez le message vocal : Tout d'abord, enregistrez le message vocal que vous souhaitez envoyer. Vous pouvez le faire à l'aide d'une application d'enregistrement vocal sur votre téléphone ou d'un enregistreur vocal sur votre ordinateur. 2. Transférez le message vocal vers votre ordinateur (si nécessaire) : Si vous avez enregistré le message vocal sur votre téléphone, vous devrez peut-être le transférer vers votre ordinateur. Vous pouvez utiliser un câble USB pour le transfert ou des services de stockage cloud pour télécharger le fichier audio sur votre ordinateur. 3. Créez un e-mail : Ouvrez votre client de messagerie électronique (par exemple, Gmail, Outlook, Thunderbird, etc.) et créez un nouvel e-mail. 4. Ajoutez le fichier audio : Utilisez la fonction "Joindre" ou "Insérer" de votre client de messagerie pour ajouter le fichier audio à votre e-mail. Recherchez le fichier audio que vous avez enregistré et transféré vers votre ordinateur. 5. Vérifiez la taille du fichier : Assurez-vous que la taille du fichier audio n'excède pas la limite de taille des pièces jointes de votre service de messagerie. Si le fichier est trop gros, vous devrez peut-être utiliser un service de transfert de fichiers ou compresser le fichier audio.

1. Si c'est un fichier audio attaché à un e-mail : Si vous avez envoyé un message vocal sous forme de fichier audio attaché à un e-mail, suivez ces étapes : • Ouvrez l'e-mail que vous avez envoyé. • Recherchez la pièce jointe audio (par exemple, un fichier MP3 ou WAV). • Cliquez sur la pièce jointe pour la télécharger ou ouvrez-la directement depuis l'e-mail. Votre lecteur audio par défaut devrait s'ouvrir pour lire le fichier. 2. Si c'est un lien vers un fichier audio en ligne : Si vous avez envoyé un lien vers un fichier audio en ligne, suivez ces étapes : • Cliquez sur le lien inclus dans l'e-mail ou le message que vous avez envoyé. Cela devrait ouvrir une page web ou un lecteur audio en ligne où vous pourrez écouter le message vocal. 3. Si c'est un message vocal dans une application de messagerie : Si vous avez envoyé un message vocal à l'aide d'une application de messagerie (comme WhatsApp, Messenger, ou une autre application similaire), la méthode pour l'écouter dépendra de l'application. En général, vous pouvez ouvrir la conversation dans l'application, trouver le message vocal et le lire en appuyant sur le bouton de lecture associé.

1. Envoyer un message vocal par messagerie instantanée : De nombreuses applications de messagerie instantanée, telles que WhatsApp, Messenger, Telegram, et même les SMS, vous permettent d'envoyer des messages vocaux à vos contacts. Voici comment faire : • Ouvrez l'application de messagerie instantanée de votre choix. • Sélectionnez la conversation du contact auquel vous souhaitez envoyer le message vocal. • Recherchez l'option qui vous permet d'enregistrer un message vocal. Dans la plupart des applications, il s'agit d'un petit microphone ou d'un bouton d'enregistrement vocal. • Appuyez sur ce bouton et enregistrez votre message vocal. • Une fois l'enregistrement terminé, vous pouvez l'envoyer comme un message normal. 2. Envoyer un e-mail avec un fichier vocal attaché : Si vous préférez envoyer le message vocal par e-mail, vous pouvez suivre ces étapes : • Ouvrez votre client de messagerie électronique. • Créez un nouvel e-mail. • Remplissez le champ "À" avec l'adresse e-mail du destinataire. • Composez le texte de l'e-mail pour expliquer le message vocal que vous envoyez. • Enregistrez votre message vocal à l'aide d'une application d'enregistrement vocal sur votre téléphone ou votre ordinateur. • Attachez le fichier vocal enregistré à l'e-mail en utilisant l'option "Joindre" ou "Insérer" de votre client de messagerie.

Pour enregistrer et configurer un message sur votre répondeur téléphonique, suivez ces étapes générales, en fonction du type de téléphone ou de système téléphonique que vous utilisez : 1. Accédez aux paramètres du répondeur : Utilisez les touches de votre téléphone ou l'interface de gestion de votre système téléphonique pour accéder aux paramètres de votre répondeur. 2. Identifiez-vous : Dans la plupart des cas, le système vous demandera de vous identifier en saisissant un code d'accès ou en enregistrant votre nom. 3. Enregistrez votre message : Une fois que vous êtes identifié, le système vous permettra d'enregistrer votre message. Appuyez sur l'option qui vous permet de "Modifier" ou "Enregistrer" le message d'accueil. 4. Préparez votre message : Avant d'enregistrer, préparez un script ou des notes pour vous guider tout au long de l'enregistrement. Assurez-vous que votre message est clair, professionnel et informatif. 5. Enregistrez le message : Appuyez sur le bouton d'enregistrement et parlez clairement dans le microphone du téléphone. Vous pouvez enregistrer des informations telles que votre nom, le nom de l'entreprise, les heures d'ouverture, les instructions pour laisser un message, etc.