Gérer les contacts et les annuaire sur la Série P
Gérez efficacement vos contacts et annuaires avec le PBX S-Series de Yeastar
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Grâce aux smartphones, vous pouvez emporter des centaines de numéros de téléphone et d’adresses e-mail dans votre poche sans y penser à deux fois. Cependant, ces contacts deviennent souvent désorganisés avec des doublons et un mélange de contacts personnels et professionnels. De plus, passer des appels professionnels peut être fastidieux, nécessitant des changements constants entre différentes applications pour rechercher des numéros, composer ou associer des contacts et des appels.
Cela inclut la gestion des contacts et des annuaires natifs de la PBX, où vous pouvez enregistrer des contacts pour un accès personnel ou à l’échelle de l’entreprise. Ces contacts sont synchronisés avec les annuaires des téléphones IP ainsi qu’avec les clients Linkus UC. Vous pouvez ajouter des contacts manuellement, importer à partir d’un fichier CSV ou synchroniser des contacts depuis votre système CRM et Outlook (contacts Outlook et boîtes aux lettres partagées Outlook).
Caractéristiques et avantages clés
Les fonctionnalités de contacts et d’annuaire vous permettent de garder facilement les détails de vos contacts professionnels et personnels, d’organiser des annuaires partagés et de bénéficier de la correspondance des identifiants d’appel. Avec ces fonctionnalités, vous pourrez :
Organiser des annuaires partagés par l’entreprise
Créez des annuaires partagés accessibles à tous les utilisateurs ou uniquement à des membres désignés. Grâce au portail web intuitif, les utilisateurs ayant les autorisations peuvent facilement créer ou importer des contacts, les regrouper dans des annuaires et gérer les détails des contacts tels que le nom, l’entreprise, l’e-mail, l’adresse et jusqu’à 9 numéros. Les modifications sont synchronisées en temps réel, garantissant que les employés disposent toujours des informations les plus récentes.
Créer un annuaire personnel pour un numéro raccourci
En plus des contacts partagés par l’entreprise, les extensions individuelles peuvent créer et gérer leurs propres contacts personnels exclusifs sur Linkus UC Clients. Ces contacts sont synchronisés sur tous les points d’accès, y compris les applications Linkus et les téléphones IP, permettant aux utilisateurs de rechercher et de se connecter rapidement avec les clients sans avoir à passer d’une application à une autre.
Visibilité instantanée sur qui appelle
Le système associe les appels entrants aux noms des contacts afin que les appelants soient affichés avec leur nom, plutôt qu’avec leur numéro de téléphone. De cette façon, vous pourrez instantanément savoir qui appelle avant d’entamer la conversation.
Optimiser les CDR pour le suivi des appels
Gardez une trace de toutes vos communications avec des journaux d’appels plus clairs et plus intuitifs. Qu’il s’agisse d’un appel sortant ou entrant, tant que l’appel est associé à l’un de vos contacts, vous pouvez extraire les CDR avec la métrique « Nom du Contact » pour augmenter la rapidité et la précision de l’analyse des données d’appels. Par exemple, les journaux d’appels pertinents à un client peuvent être facilement triés par nom — peu importe combien de numéros le contact possède — et être utilisés pour analyser le comportement du client, l’historique des appels passés et les préférences.
Annuaire LDAP sur téléphone IP amélioré
Configurer un annuaire LDAP nécessite une expertise et n’est pas facile. De plus, l’annuaire LDAP est uniquement destiné à l’utilisation des téléphones IP. Les Contacts natifs de Yeastar, lorsqu’ils sont utilisés avec un téléphone IP, afficheront le nom d’un appelant connu à l’écran ; ils unifient également les contacts pour le Softphone Linkus, fournissant une gestion des contacts rationalisée.
Ajouter, synchroniser et importer des contacts depuis des sources externes
Importer et exporter des contacts
Les administrateurs du PBX et les utilisateurs d’extension ayant les autorisations peuvent importer et exporter des contacts via l’interface web du PBX. L’importation et l’exportation prennent en charge les métriques suivantes pour chaque entrée de contact :
Prénom, Nom, Entreprise, Numéro de téléphone professionnel, Numéro de téléphone professionnel 2, Fax professionnel, Mobile, Mobile 2, Domicile, Domicile 2, Fax domicile, Code postal, Rue, Ville, État, Pays, Remarque, Annuaire
Pour importer les entrées de l’annuaire de l’entreprise dans le PBX P-Series de Yeastar :
- Remplissez les entrées de l’annuaire avec un fichier CSV
- Dans votre client web, allez dans « Contacts » puis cliquez sur « Importer »
- Parcourez et sélectionnez votre fichier CSV enregistré à importer
- Cliquez sur « Importer »
Synchroniser les contacts depuis le CRM et le service d'assistance
Si votre PBX P-Series de Yeastar est intégré à un système CRM pris en charge, vous pouvez le configurer de manière à ce que le PBX synchronise automatiquement tous les contacts de votre CRM dans l’annuaire. De cette façon, vous pouvez améliorer la performance de la correspondance des identifiants d’appel depuis votre système CRM en faisant correspondre tous les appels entrants ou sortants qui sont résolus à un contact mis en cache dans l’annuaire du PBX. De plus, tous les journaux d’appels de vos contacts seront synchronisés et enregistrés automatiquement dans le CRM.
Pour importer les entrées de contacts du CRM dans le PBX P-Series de Yeastar :
- Assurez-vous que votre PBX est intégré au CRM.
- Dans votre portail d’administration PBX, allez dans « Intégrations » > « CRM ».
- Activez « Synchroniser les contacts automatiquement ».
- Sélectionnez la portée des contacts du CRM et les annuaires PBX pour la synchronisation.
Découvrez comment synchroniser vos contacts depuis votre CRM grâce aux guides de configuration suivants :
- Configurer la synchronisation des contacts avec Hubspot CRM
- Configurer la synchronisation des contacts avec Salesforce CRM
- Configurer la synchronisation des contacts avec Zoho CRM
- Configurer la synchronisation des contacts avec Bitrix24 CRM
- Configurer la synchronisation des contacts avec Odoo CRM
- Configurer la synchronisation des contacts avec Zoho Desk
- Configurer la synchronisation des contacts avec Zendesk
Synchroniser les contacts depuis Microsoft Outlook
Si votre Yeastar P-Series PBX est intégré avec Microsoft Entra ID (Azure Active Directory), vous pouvez synchroniser les contacts Outlook (contacts personnels et contacts des boîtes aux lettres partagées Outlook) avec le PBX. Après la synchronisation, les utilisateurs synchronisés depuis Microsoft Entra ID vers Yeastar PBX peuvent accéder à leurs contacts Outlook et passer des appels via les clients Linkus UC.
Découvrez comment le configurer grâce au guide étape par étape ici.
Restreindre l'accès aux contacts et aux annuaires avec des permissions utilisateur
Restreindre par permission de rôle utilisateur
La permission de rôle utilisateur est utilisée pour gérer l’accès des utilisateurs à des fonctionnalités spécifiques du PBX en fonction de leurs rôles. Chaque extension peut se voir attribuer un rôle utilisateur. Vous pouvez spécifier quel rôle utilisateur peut accéder aux fonctionnalités liées aux contacts suivants. Les utilisateurs n’ayant pas la permission requise ne pourront pas voir les contacts et les annuaires de l’entreprise sur leur PBX et leur client Linkus UC.
Par exemple, vous pouvez spécifier quels rôles d’utilisateur peuvent accéder aux fonctionnalités liées aux contacts suivants. Les utilisateurs sans la permission nécessaire ne pourront pas visualiser ces fonctionnalités.
- Contacts de l’entreprise
- Annuaires
Restreindre par permission de client Linkus UC
Pour un contrôle plus granulaire, les administrateurs peuvent également configurer les permissions des clients Linkus Desktop/Mobile pour les utilisateurs. Ces permissions contrôlent quelles extensions spécifiques, groupes d’extensions ou départements de l’organisation peuvent voir ou gérer quels annuaires.
Par exemple, comme indiqué dans l’image ci-dessus, vous pouvez définir des règles de permission pour garantir que seul le département des ventes peut voir l’annuaire APAC Channel sur leur client Linkus Desktop/Mobile, et que seuls les responsables de département, Dave Harries et Kristin Hale, peuvent gérer (ajouter, modifier, supprimer des contacts/annuaire) les annuaires.
Router les appels entrants en faisant correspondre les annuaires
Optimisez votre service client en dirigeant les appels de vos clients directement vers la personne ou le département responsable. Avec le système téléphonique P-Series de Yeastar, vous pouvez configurer des itinéraires entrants pour distribuer efficacement les appels provenant de contacts de différents annuaires vers différentes destinations.
Un appel entrant déclenchera une recherche de contacts dans le PBX, et lorsqu’il correspond à un annuaire PBX configuré dans l’itinéraire entrant, il sera acheminé vers la destination désignée.
Par exemple, si vous configurez un itinéraire entrant comme indiqué dans l’image ci-dessous, tous les appels entrants provenant de contacts dans l’annuaire “APAC Channels” seront directement routés vers le groupe de sonnerie “6300-1”
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