Comment optimiser le télétravail ?
Optimisez la gestion des appels professionnels et améliorez la collaboration à distance avec des outils comme Linkus
Acheter ou louer son standard téléphonique ?
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Vous pourriez vouloir rediriger les appels professionnels vers différentes destinations selon l’heure, comme les heures de bureau, les jours fériés ou même pendant la pause déjeuner. La fonctionnalité des Conditions Temporelles sur le système PBX Yeastar est conçue pour réaliser cela.
Défis liés à la connexion des télétravailleurs
Gestion de nombreux points de terminaison : de nombreux employés utilisent des téléphones de bureau pour gérer les appels professionnels au bureau. Bien que vous puissiez emporter votre téléphone à domicile, cela peut prendre beaucoup de temps et d’efforts pour que le personnel informatique configure un grand nombre de téléphones de bureau à distance via le VPN. Le manque de ressources informatiques dans les entreprises rend la tâche encore plus difficile.
Entravé par le système obsolète : de nombreuses entreprises utilisent encore des systèmes téléphoniques analogiques qui peuvent avoir du mal à passer à un modèle de travail à distance, car elles doivent s’appuyer sur des lignes terrestres physiques pour passer des appels vocaux. Les systèmes téléphoniques hérités sont intrinsèquement peu adaptés aux télétravailleurs et il est difficile de tous les remplacer du jour au lendemain.
La montée des préoccupations en matière de sécurité : les employés utilisant des appareils personnels pour travailler à domicile, le personnel informatique n’a plus le contrôle sur l’environnement réseau, ce qui peut augmenter les risques de sécurité pour les systèmes et les données de l’entreprise si les appareils personnels ne sont pas soumis aux mêmes normes et protections en place sur le réseau professionnel.
Meilleures pratiques pour unifier les équipes en télétravail
Bien que cela soit un moment sans précédent, c’est aussi une occasion pour les entreprises d’examiner les capacités et la flexibilité des systèmes de communication d’entreprise, de sortir de leur zone de confort et de s’adapter à l’environnement de travail à domicile. En fait, le travail à distance a gagné en popularité au cours de la dernière décennie. Les solutions VoIP professionnelles et les communications unifiées se sont révélées extrêmement utiles pour unifier les travailleurs à distance.
La transition du bureau à la maison peut être difficile à adapter et à gérer au début. Voici quelques fonctionnalités utiles, astuces intelligentes et meilleures pratiques pour soutenir le travail à domicile.
La connectivité est essentielle
Rendez votre extension de bureau mobile
La capacité BYOD (Bring Your Own Device) devient essentielle dans l’environnement de travail à distance. Les softphones qui fonctionnent sur les téléphones mobiles et les ordinateurs de bureau permettent aux télétravailleurs de passer et de répondre à des appels professionnels à partir de leurs propres appareils, avec un seul numéro de téléphone professionnel. Bien que la voix reste un mode de communication central pour les entreprises, certains fournisseurs de services rendent le softphone encore plus puissant en incluant des modes de collaboration supplémentaires.
Nous proposons Linkus communications unifiées Softphone pour nos utilisateurs PBX, qui permet aux travailleurs à distance de transférer, de mettre en attente, de couper le son et d’enregistrer des appels, de configurer des règles de renvoi d’appels et des paramètres de stratégie de sonnerie, de vérifier les appels manqués, l’historique des appels, les messageries vocales et les enregistrements en un seul toucher, tout comme avec un téléphone de bureau. Mieux encore, Linkus prend également en charge la messagerie instantanée, la présence, le partage de fichiers, l’intégration CRM, etc., pour faciliter le travail collaboratif.
Enregistrez les points de terminaison des employés en tant qu’extension à distance
Pour les petites entreprises n’ayant que quelques points de terminaison, l’enregistrement d’extensions à distance est un moyen rentable de connecter les employés. Les employés emportent leurs téléphones de bureau à domicile et les enregistrent auprès du système téléphonique d’entreprise à distance via une configuration VPN ou DDNS (Système de noms de domaine dynamique) ; ensuite, votre téléphone de bureau peut fonctionner correctement à domicile. Il est important de noter que la connexion à distance via DDNS nécessite inévitablement quelques configurations de pare-feu telles que le transfert de port sur le routeur, ce qui peut représenter des menaces potentielles pour la sécurité.
Impliquez votre équipe et vos clients
Mettez en place un serveur vocal interactif (IVR) en tant que standard téléphonique toujours actif 24h/24, 7j/7
L’IVR permet aux entreprises de personnaliser un message vocal d’accueil approprié et des menus personnalisés pour s’assurer que les appels entrants parviennent à la bonne personne ou au bon service. Particulièrement pendant la pandémie, si des changements sont apportés à votre service client, vous pouvez rapidement enregistrer et télécharger une annonce pour informer vos appelants à temps. L’IVR maintient le professionnalisme de l’entreprise et la satisfaction des clients inchangés.
Lancez une conférence improvisée pour réunir tout le monde
La conférence improvisée est un moyen rapide et facile de tenir une réunion, que vous soyez au bureau ou non. Par exemple, avec notre Linkus Softphone, vous pouvez rassembler toutes les personnes impliquées dans un projet pour une réunion instantanée en lançant simplement une conférence sur votre téléphone mobile. Invitez les membres que vous souhaitez à la conférence en ajoutant leurs extensions ou numéros de téléphone ; Linkus appellera immédiatement les parties invitées, qui pourront rejoindre la réunion en décrochant l’appel.
Permettez aux clients de joindre les employés à distance sur le même numéro professionnel
Le renvoi d’appel permet de rediriger les appels entrants de votre bureau vers des numéros alternatifs, tels qu’un numéro de téléphone mobile ou d’autres lignes téléphoniques. C’est particulièrement avantageux pour les entreprises de configurer plusieurs règles de renvoi d’appels pour gérer différentes situations. Par exemple, “Lorsque occupé”, demandez à l’appelant de laisser un message vocal. Lorsqu’il n’y a pas de réponse, faites sonner vos téléphones mobiles. Choisissez “Toujours” pour rediriger tous les appels entrants vers une autre destination.
Envoyez des messages vocaux aux employés sur leur adresse e-mail
Avec la fonction de messagerie vocale vers e-mail, les employés reçoivent un fichier audio de message vocal en pièce jointe dans leur boîte e-mail pour rattraper les clients et accélérer les délais de réponse lorsqu’ils sont absents du bureau, réduisant ainsi la possibilité de messages vocaux ignorés et manqués. De plus, avec les messages vocaux dans le dossier e-mail, les travailleurs à distance sont autorisés à les classer, les renommer, les supprimer et même les transférer à leurs collègues si nécessaire. Alternativement, nos clients peuvent également consulter leurs messages vocaux directement sur leur téléphone mobile ou leur ordinateur de bureau via le Linkus Softphone.
Facilitez la gestion à distance des systèmes téléphoniques professionnels
Le passage soudain à un modèle de travail à distance peut poser des défis en matière de sécurité et d’administration réseau. Certaines petites entreprises n’ont même pas de personnel informatique dédié pour gérer ces problèmes. Il est donc essentiel de s’assurer que votre système de communication est facile à configurer, à gérer et à sécuriser lors du choix d’une solution de télétravail. Certains fournisseurs, notamment Yeastar, rendent le processus de configuration facile grâce à une interface web intuitive et quelques clics.
En particulier, nous proposons même le service Linkus Cloud (LCS) pour créer un environnement de travail à distance plus convivial, réduire les configurations et améliorer la qualité des appels pour les utilisateurs du PBX S-Series, ainsi que l’outil de gestion à distance pour permettre à nos partenaires de surveiller et de gérer facilement et en toute sécurité les PBX et passerelles des clients sans avoir à se déplacer sur site.
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